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Licencia de Uso de Software para Unifile Software - Software como Servicio (SaaS)
Unifile Licencia Estándar de Suscripción Mensual

Este es un acuerdo legal entre usted, el usuario, persona natural o jurídica, y Unifile, S.A que en lo sucesivo se identifica como Unifile Software. Al firmar este acuerdo y/o al utilizar, acceder o descargar las aplicaciones distribuidas por Unifile Software, usted acepta quedar obligado por los términos de esta licencia. Si no acepta los términos de esta licencia, no utilice el Sistema Unifile. Al adquirir una suscripción a Unifile Software, usted, como usuario final, demuestra tener derecho al uso del Sistema Unifile. Al tener una suscripción de Unifile Software, los usuarios pueden acceder a los beneficios incluidos en las opciones que su licencia contiene. Estas opciones pueden variar a medida que el usuario contrate funcionalidades disponibles de su licencia de suscripción, los usuarios podrán ampliar su licencia para incluir funciones adicionales o servicios especializados que se encuentren disponibles según sus requisitos operativos y estratégicos. 

La suscripción a Unifile Software incluye actualizaciones de versiones de acuerdo al plan adquirido, soporte técnico y asesoramiento proporcionado por un asesor asignado a su cuenta de usuario.

**SECCIÓN I. DEFINICIONES:**

SaaS (Software as a Service) o Software como Servicio de Suscripción Mensual: 

Se refiere al modelo de distribución de software en el cual las aplicaciones son ofrecidas al usuario final, a través de una suscripcion mensual.  Unifile Software podrá ser utilizado a través de una conexión de escritorio remoto o a través de Internet y se accede a ellas mediante una conexión a la nube. En el contexto de Unifile Software, SaaS (Software como servicio de suscripción mensual) por sus siglas en inglés, implica que el usuario final obtiene una suscripción de servicio que le brinda acceso al software y todas sus funcionalidades según la licencia y opciones adquiridas por el usuario, y a los servicios de soporte técnico y asesoría durante el período de suscripción, siempre que su suscripcion este vigente.

**SECCIÓN II. LICENCIA DEL PRODUCTO:**

• Licencia del Producto Software:

El Producto Software de Unifile está protegido por leyes y tratados internacionales en materia de derechos de autor, propiedad intelectual y otras leyes aplicables. Unifile, S.A, como distribuidor autorizado, otorga una licencia de uso para el Producto Software, que permite al usuario final utilizar el software en la versión adquirida durante el período de suscripción correspondiente.

• Acceso y Uso del Software:

Al adquirir una suscripción a Unifile Software, el usuario final obtiene el derecho no exclusivo e intransferible de acceder y utilizar el software a través del modelo de SaaS. Esto implica que el usuario final puede utilizar el software de Unifile a través de una suscripción, mediante una conexión a Internet, sin necesidad de instalar o mantener el software en sus propios servidores o dispositivos. 

En algunos casos, el usuario final tiene la opción adicional de alojar el software en su propio servidor. Eso significa que el usuario final puede elegir entre acceder al software a través de la conexión a Internet o instalarlo en su propio servidor para su uso durante el periodo de suscripción. En ambos casos, se aplicarán los términos y condiciones establecidos en esta licencia, como suscripción de servicio. Este alojamiento únicamente aplica para conexiones de Unifile en PC, a través de conexión de escritorio remoto. 

Es importante destacar que si el usuario final elige alojar el software en su propio servidor o dispositivos, será responsable de mantener y administrar adecuadamente la infraestructura necesaria para garantizar su correcto funcionamiento y seguridad.

Durante la escritura de información, los datos suelen mantenerse en memoria antes de ser guardados en disco. Esto optimiza el rendimiento de las aplicaciones, sin embargo, si hay una interrupción de energía o un fallo del servidor antes de que los datos se hayan guardado en disco de manera segura, existe un riesgo alto de corrupción de los archivos de la base de datos. Esto se debe a que los archivos están abiertos, y los cambios no se habrían registrado correctamente en el almacenamiento persistente.

Para mitigar este riesgo y garantizar la integridad de los datos, se recomienda implementar medidas de seguridad y protección, que pueden incluir:

1. Baterías y sistemas de alimentación ininterrumpida (UPS): Utilizar baterías y sistemas de UPS para asegurar que, en caso de una interrupción de energía, se tenga suficiente tiempo para guardar los datos en disco de manera adecuada antes de que se agote la energía. Esto proporciona una ventana para realizar un cierre seguro de la base de datos y evitar la pérdida o corrupción de datos. Aunque no siempre es una garantía, ya que dependerá de las cualidades de las baterías y condiciones. 
2. Respaldos y recuperación: Realizar copias de seguridad periódicas de la base de datos y almacenarlas en un lugar seguro fuera del sitio es una práctica fundamental. Se recomienda realizar copias de seguridad diarias para minimizar la posibilidad de pérdida de datos significativa en caso de fallos de equipos como los servidores u otros eventos inesperados. No permita que horas o días de trabajo se pierdan cuando un respaldo puede tomar solo minutos. Mantener copias de seguridad actualizadas y accesibles es crucial para poder restaurar la base de datos a un estado válido en caso de necesidad. 
3. Recuperación ante desastres: Implementar un plan de recuperación ante desastres que incluya medidas para restaurar la base de datos en caso de eventos graves, como incendios, inundaciones o fallos catastróficos. `

• Actualizaciones y Mejoras:

Como empresa de servicio de software, trabajamos estrechamente con el equipo de desarrolladores  de Unifile Software, en aras de brindar un producto de calidad y adaptarnos a las necesidades cambiantes del mercado. Para lograrlo, continuamente enriquecemos nuestras aplicaciones con mejoras, correcciones y nuevas funcionalidades. Estas actualizaciones están diseñadas para optimizar y enriquecer la experiencia del usuario.

Las actualizaciones se lanzarán de manera prudente, intentando tener el producto lo mas estable posible y la calidad del software. Los suscriptores vigentes, tendrán acceso a las nuevas versiones y mejoras, siempre que estén disponibles para la licencia y opciones suscritas.

Valoramos la retroalimentación de nuestros usuarios y tomamos en consideración sus sugerencias para el desarrollo continuo de Unifile Software. Apreciamos las ideas y comentarios de nuestros usuarios, ya que nos permiten mejorar y adaptar el software a las necesidades cambiantes del mercado y a las demandas de nuestros usuarios. Estudiamos la viabilidad y objetividad de las sugerencias, pero no desarrollamos cambios, adiciones o modificaciones personalizadas por solicitud de un suscriptor en particular. Las actualizaciones y mejoras se aplican al producto en general, con el fin de beneficiar a todos los usuarios. Esto se debe a que adaptar el software de forma individualizada para un suscriptor específico podría tener un impacto negativo en el funcionamiento y la experiencia de otros usuarios.

Es importante tener en cuenta que algunas actualizaciones y mejoras pueden requerir una configuración o personalización adicional, por lo que el asesor asignado a la cuenta de usuario brindará asesoramiento y orientación para aprovechar al máximo las nuevas funcionalidades y opciones de la aplicación. 

Nos reservamos el derecho de determinar la disponibilidad y el cronograma de las actualizaciones y mejoras, así como de introducir cambios en la funcionalidad y características del Producto Software de Unifile. Estos cambios se comunicarán al usuario final con la debida antelación y podrán requerir la aceptación de nuevos términos y condiciones.

**SECCIÓN III. SUSCRIPCIÓN Y SERVICIO:**

• Suscripción y Cancelación:

El usuario final puede acceder al servicio de Unifile Software mediante una suscripción mensual continua que se renueva automáticamente a menos que el usuario final cancele su suscripción con al menos un mes de anticipación por escrito. El usuario final puede solicitar la cancelación de su suscripción enviando un aviso por escrito antes de la fecha de renovación automática.

Al cancelar la suscripción, el usuario final tendrá derecho a extraer sus datos del sistema de acuerdo con los procedimientos establecidos por Unifile Software y le proporcionamos asistencia necesaria para facilitar la extracción de datos a excel. 

Es responsabilidad del usuario final asegurarse de cancelar la suscripción con el tiempo suficiente y realizar cualquier extracción de datos necesaria antes de la fecha de renovación automática. La cancelación de la suscripción no exime al usuario final de las obligaciones de pago correspondientes al período de suscripción en curso.

Unifile, S.A se reserva el derecho de suspender o cancelar la suscripción en caso de incumplimiento de los términos y condiciones establecidos en el acuerdo de licencia o en caso de uso indebido o no autorizado del servicio del producto Unifile,  tambien Unifile Software podra segun la oferta y demanda del mercado ajustar los precios hacia abajo o hacia arriba.

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• Cuota Inicial e Implementación

Al adquirir una suscripción a Unifile Software, el usuario final deberá pagar un pago único inicial de membresía que cubrirá los costos de implementación, capacitación, más el valor del primer mes de suscripción. En ambos casos no existe devolución. 

La implementación del software se llevará a cabo según un cronograma de trabajo acordado entre el usuario final y el asesor de Unifile Software, asignado a la cuenta de usuario. 

Durante el período de implementación, brindamos la capacitación y asistencia necesaria, capacitando a los usuarios a las configuraciones, migración de datos e inducción para una adopción efectiva del software por parte del usuario final.  El usuario asignará un responsable de sistema, con el cual, el asesor y técnico de Unifile, podrá dirigirse sobre los avances o atrasos en el proyecto de implementación.  El alcance y la duración de la implementación serán determinados por la complejidad y el tamaño del proyecto, y se establecerán en el plan acordado.

Es importante que el usuario designe un responsable de sistema con conocimientos adecuados para la introducción de datos y criterios de contabilidad cuando la suscripción tenga opciones de contabilidad. En Unifile, no realizamos la introducción de datos ni operamos el sistema en nombre del usuario. En cambio, nuestro enfoque se centra en guiar y capacitar a los usuarios en el uso adecuado del software.

Durante el proceso de implementación, el asesor y técnico de Unifile se comunicarán con el responsable de sistema designado por parte del usuario. Esta comunicación permitirá mantener un seguimiento cercano de los avances o posibles retrasos en el proyecto de implementación. El alcance y la duración de la implementación se establecerán en un plan acordado, teniendo en cuenta la complejidad y el tamaño del proyecto. Nuestro objetivo es que el usuario cuente con las herramientas y conocimientos necesarios para operar el sistema de manera efectiva. Trabajaremos en colaboración con el usuario, brindando orientación, capacitación y apoyo para que puedan utilizar el software de acuerdo con su suscripción. 

Es fundamental que el usuario final colabore activamente con el asesor durante todo el proceso de implementación. Esta colaboración implica proporcionar la información y los recursos necesarios de manera oportuna y completa, a fin de asegurar que las capacitaciones, configuraciones y migración de datos se realicen de manera fluida y eficiente. Cualquier retraso o falta de cooperación por parte del usuario final puede afectar el cronograma de implementación adecuado y repercutir en la experiencia general del proyecto.

**SECCIÓN IV. SOPORTE TÉCNICO:**

Unifile Software proporcionará soporte técnico continuo al usuario final durante el período de suscripción. Esto incluye la asistencia para resolver incidencias técnicas, consultas y asesoramiento en el uso y configuración de Unifile Software.  

• Soporte Técnico Continuo

Unifile Software proporciona soporte técnico continuo al usuario final durante el período de suscripción a Unifile Software. El soporte técnico tiene como objetivo principal brindar asistencia para resolver incidencias técnicas, responder consultas y ofrecer asesoramiento en el uso y configuración del software, así como el mantenimiento de las bases de datos en SQL.

Los servicios de mantenimiento de datos en SQL incluye una serie de tareas y actividades destinadas a garantizar el buen funcionamiento y la integridad de la base de datos. Las actividades que se llevarán a cabo en el mantenimiento de datos en SQL son las siguientes:

1. Copias de seguridad (backups): Las copias de seguridad son esenciales para proteger los datos en caso de fallos del sistema, errores humanos o desastres. Los servicios de mantenimiento de datos suelen incluir la programación y ejecución de copias de seguridad regulares para asegurar que los datos puedan ser restaurados en caso de necesidad.
   Observacion: El respaldo automatico es realizado en el mismo disco duro del servidor, siempre y cuando el disco duro tenga suficiente espacio disponible, recomendamos que el usuario respalde a un dispositivo externo, segun su eleccion.
2. Optimización de consultas: Se llevarán a cabo análisis de rendimiento y optimización de consultas para mejorar la eficiencia y la velocidad de las consultas SQL. Esto puede implicar la revisión de índices, la optimización de consultas y la reescritura de índices para mejorar el rendimiento.
3. Actualizaciones de software y parches: Los servicios de mantenimiento de datos incluye la instalación de actualizaciones de software y parches para que el sistema de gestión de bases de datos (DBMS) esté actualizado.

Todos los servicios descritos se refieren al mantenimiento de Unifile Software. No incluye mantenimiento o instalaciones de aplicaciones de terceras partes, como antivirus, office, etc. 

• Modalidades de Soporte Técnico

Unifile, S.A., ofrece soporte técnico para apoyar a los usuarios finales. Los usuarios podrán solicitar asistencia a través de los canales de comunicación designados, que incluyen, pero no se limitan a, correo electrónico, chat en línea o sistema de tickets. Nuestro equipo de soporte asignará un asesor dedicado a la cuenta del usuario para brindar respuestas a consultas y solicitudes de soporte técnico. 

El usuario es el responsable de la integridad y precisión de la información contable que registra en el sistema Unifile Software. Es importante tener en cuenta que Unifile Software no proporciona asesoría contable ni interviene en la toma de decisiones basadas en los datos que el usuario introduce en el sistema. Por lo tanto, es responsabilidad del usuario asegurarse de que los datos introducidos sean correctos y reflejen de manera adecuada la situación contable de su negocio. Unifile Software se limita a proporcionar las herramientas y funcionalidades necesarias para gestionar y procesar los datos contables, pero la interpretación y uso de dicha información recae completamente en el usuario.  Unifile Software no asume la responsabilidad de corregir o cambiar datos ingresados incorrectamente por el usuario. Es fundamental que el usuario se asegure de la exactitud y coherencia de los datos antes de su introducción en el sistema.

En caso de que se produzcan errores en las operaciones realizadas por el usuario, se proporcionarán opciones para revertir dichas operaciones. Esto se puede lograr a través de comprobantes de diario que dejan una huella auditable, permitiendo rastrear y deshacer las acciones realizadas. Asimismo, otra opción es utilizar una copia de respaldo anterior a la operación errónea, lo que permitirá restablecer la integridad de los datos, tomando en cuenta que se perderán las operaciones realizadas después del respaldo a utilizar. 

Si se detecta una incidencia en la aplicación, el asesor responsable de la cuenta informará al equipo de programación, demostrando y replicando la incidencia de manera que se realice un diagnóstico, determinando si es una inconsistencia en el programa, de ser así, programación estimará el tiempo en resolver la incidencia y pueda trabajar en su resolución de manera eficiente. Programación atenderá los casos reportados, siempre y cuando el caso esté, demostrado, documentado, y comprobado por el técnico o el asesor de Unifile Software asignado.  Procuramos mantener una comunicación fluida y colaborativa entre el equipo de soporte técnico y el equipo de programación, para garantizar una respuesta oportuna y solución a las incidencias detectadas. 

Valoramos la retroalimentación de nuestros usuarios y consideramos que el intercambio de información entre nuestros equipos internos y los usuarios es fundamental para mejorar constantemente nuestra aplicación y brindar un servicio de calidad. 

• Asistencia Remota con Previa Cita 

El equipo de soporte técnico de Unifile Software ofrece una atención personalizada a través de asistencias técnicas remotas. Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, en horario regular, desde las 8:00 a.m. hasta las 5:00 p.m. Además, para mayor comodidad, también estamos disponibles los sábados, en el mismo horario de 8:00 a.m. a 12:00 p.m.

Para recibir asistencia remota, el usuario final puede programar una cita previa con nuestro equipo de soporte técnico. Asegúrese de que su asesor y técnico encargado le compartan su calendario de citas para coordinar la sesión de asistencia en el horario que mejor se adapte a sus necesidades. Durante las sesiones de asistencia remota, el asistente de soporte técnico estará disponible para responder consultas, proporcionar instrucciones y ofrecer recomendaciones sobre las mejores prácticas y funcionalidades del software. 

**SECCIÓN IV. PROPIEDAD INTELECTUAL:**

• Derechos de Propiedad

Unifile S.A. tiene la licencia de distribución de las aplicaciones Unifile Software, lo que implica que Unifile S.A. es quien tiene los derechos de distribución del Producto Software. Los derechos de propiedad intelectual, como los derechos de autor, marcas registradas, patentes y secretos comerciales, son propiedad de los titulares correspondientes.

Es importante destacar que esta licencia otorgada al usuario final no implica la transferencia de ningún derecho de propiedad sobre el software ni sobre ninguna propiedad intelectual asociada a Unifile S.A. La licencia permite al usuario final utilizar el software de acuerdo con los términos y condiciones establecidos, pero no le confiere derechos de propiedad.

Como usuario final, es fundamental respetar y cumplir con los términos de la licencia de uso establecida por Unifile S.A. Esto incluye la prohibición de realizar copias no autorizadas, modificar o distribuir el software. La licencia de uso es un acuerdo legal que protege los derechos de propiedad intelectual y garantiza el uso adecuado y legal del software por parte del usuario final. El usuario final reconoce y acepta que cualquier uso no autorizado del software constituirá una violación de los derechos de propiedad intelectual.

• Confidencialidad

El usuario final mantendrá en estricta confidencialidad toda la información confidencial proporcionada por Unifile La información confidencial puede incluir, entre otros, secretos comerciales, tecnologías, diseños, fórmulas, especificaciones y cualquier otra información no divulgada públicamente relacionada con el software y el servicio de Unifile Software. El usuario final se compromete a no divulgar, revelar, transmitir ni utilizar la información confidencial para ningún propósito que no esté directamente relacionado con el uso autorizado del software.

Asimismo, en Unifile S.A., implementamos medidas de protección para garantizar la confidencialidad e integridad de los datos de nuestros usuarios. Uno de estos mecanismos es la asignación de un código de servidor único al sistema instalado en cada cliente. Esta medida de seguridad ayuda a proteger tanto el sistema como los datos de nuestros usuarios, ya que los datos están vinculados a ese código de servidor específico. Esto significa que los datos no podrían funcionar o ser accesibles en otro equipo o servidor, lo que aumenta la seguridad y la protección de la información confidencial.

**SECCIÓN VI. TERMINACIÓN:**

Esta licencia puede ser terminada por cualquiera de las partes mediante notificación por escrito con treinta días de anticipación. 

En caso de que el usuario no cumpla con los pagos de suscripción correspondientes,  el sistema Unifile se bloqueará automaticamente. 

Es crucial resaltar que el contrato de suscripción se dará por terminado si el usuario contrata, o permite que alguien externo a Unifile Software, realice servicios de mantenimiento en las bases de datos de Unifile Software de forma independiente. Solo los técnicos autorizados por Unifile Software tienen la autoridad para proporcionar el mantenimiento de los datos en SQL en el sistema.

En caso de terminación, el usuario final no tendrá derecho a ningún reembolso de las cuotas de suscripción pagadas previamente. Además, el usuario final es responsable de realizar copias de seguridad y extraer sus datos antes de la fecha de terminación. Unifile, S.A no será responsable de la pérdida de datos o cualquier acceso no autorizado a los datos del usuario final después de la terminación.

* FIN *